学校电子文档

为什么要用文档管理系统

1、文档分类存放——方便查找和使用
2、保证文档的安全和保密管理
3、保障电子文件和电子档案的有效开发利用

系统使用注意事项

一、建议客户端使用最新的浏览器。推荐使用Chrome浏览器。 
浏览器要求:1、IE浏览器6.0以上8.0以下版本。
        2、最好安装GOOGLE CHROME浏览器。(如果更加流畅使用和一些批量文件上传的操作,需要安装JAVA JDK工具包)
二、需要使用该系统的同志,请联系戴海源老师(该Email地址已收到反垃圾邮件插件保护。要显示它您需要在浏览器中启用JavaScript。),索取用户名及密码。
三:更多使用方法,请参考: 使用手册
四:系统正处于试用期,请各位老师做好在备份工作。

电子文档管理制度

为了加强学校电子文件归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用,更好地为学校发展服务,根据有关文件规定,结合本校实际, 特作如下规定:

一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1. 电子文件是学校开设的一种独立的档案门类和载体, 它和其他档案一样, 应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中,由各办公室和档案部门负责。
2. 电子文件应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。
3.电子文件实行集中统一管理。校档案室要配备与业务部门兼容的计算机 系统,使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守,熟练地掌握计算机系统的使用技能,组织编制归档电子文件的各种检索工具,积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。

二、电子文件的移交与保管
1.电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案部门归档,移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续 清楚、移交清单一式二份,交接双方签字后各执一份。
2.校档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作,以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节 数、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。
3.入库的电子档案,每两年要机读抽查一次,发现问题及进补救。
4.随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案进行同步更新复 制、复制或补救新版本,旧版或有问题的载体仍需保存三年。

三、电子文件的提供和利用
1.封存的电子档案不外借,利用时使用复制件,联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。
2.销毁电子档案,需经本单位校档案鉴定小组、分管领导批准,编制销毁 清册,监销人、销毁人签名盖章。